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      2016年1月授予學位委托培養研究生檔案郵寄工作安排  
       
      發布時間:2016-01-11 15:27:49 |  瀏覽次數:3633次  
         
     
     

    根據研究生院有關委托培養研究生招生管理辦法及錄取協議中相關條款的規定,該類研究生畢業并獲得學位后,其畢業證書、學位證書及相關在校期間學籍檔案等材料需統一郵寄移交至委托培養單位。為規范轉檔工作流程,特發此工作安排通知。

    一、涉及研究生類型

    全日制委培、定向博士研究生;全日制委培、定向碩士研究生;非全日制在職專業學位碩士研究生,高校教師在職碩士研究生,同等學力碩士研究生。

    二、轉檔材料內容及相關負責部門

    1、 招生報名材料:由招生辦公室移交;

    2、 課程成績單:由培養辦公室移交;

    3、 入學登記表:由培養辦公室移交(僅2008級以后全日制博士、碩士);

    4、 畢業證書:由培養辦公室移交(僅全日制博士、碩士);

    5、 畢業生登記表:由相關學院移交(僅全日制博士、碩士);

    6、 就業、報到通知書:由招生就業處移交(僅全日制博士、碩士);

    7、 學位證書:由學位辦公室移交;

    8、 學位材料:由學位辦公室移交;

    整理完整以上材料,并由培養辦公室網上確認已辦理離校手續后,方可封袋郵寄相關檔案。

    三、檔案整理郵寄流程

    1、  確認郵寄地址:有關研究生于201615日——2016113日在研究生管理系統——畢業與學位——檔案郵寄信息核對菜單下確認填寫委培單位的詳細地址及有關信息。

    2、  委培單位確認、移交招生材料:檔案數據庫中委培單位名稱應與錄取協議或報考資格審查表中的單位公章一致,招生辦公室核對數據庫中的委培單位,審核確認后,按數據庫中名單整理報名材料,打印移交單,簽字確認后將檔案及移交單轉至檔案郵寄部門。

    3、  移交成績單、入學登記表、畢業證:校學位會后,培養辦公室將同意授予學位的有關研究生“成績單”、“入學登記表”(僅全日制博士、碩士)和“畢業證書”(僅全日制博士、碩士)轉至檔案郵寄部門。

    4、  移交畢業登記表:各學院收齊有關研究生的《畢業生登記表》(僅全日制博士、碩士)后轉至檔案郵寄部門。

    5、  移交就業、報到通知書:招生就業處將有關畢業研究生“就業、報到通知書” 轉至檔案郵寄部門。

    6、  移交學位材料、學位證書:校學位會后,學位辦公室將同意授予學位的有關研究生的“學位材料”和“學位證書”轉至檔案郵寄部門。

    7、  辦理離校手續:根據學校辦理離校時間安排,有關研究生辦理離校手續,并將辦理好的離校手續單交至培養辦公室(上交方式咨詢所在學院),由培養辦公室在系統中對已辦離校手續人員進行審核確認。

    8、  其它材料:有關部門移交的相關研究生榮譽稱號表格等材料隨時查找入檔。

    四、轉檔方式:

    1、正常郵寄:相關證書及檔案材料整理裝袋后,學位辦公室通過EMS特快專遞郵寄至委托培養單位。

    2、更改委托單位后郵寄:如相關研究生與原委培單位解除勞動合同關系,需同時攜帶原單位“調出證明”及新單位“調入證明”,到學位辦公室辦理更改委培單位名稱手續,更改后按新單位地址郵寄檔案。相關證明模板在地址核對界面中下載。

    3、自取檔案:如委托單位同意研究生本人領取相關證書及檔案,可攜帶“同意自取研究生證書檔案證明”,提交至學位辦公室,經研究生院主管領導簽字同意后,相關證書及檔案材料密封后可由本人領走。相關證明模板在附件中下載。企業成班工碩生不提供自取檔案業務。

    五、重要說明

    1、因相關檔案移交部門于2016112日校學位會后開始陸續移交證書及檔案材料,為了不耽誤有關研究生的時間,且保證學位辦公室的工作流程更順暢,請自取檔案證書的研究生于2016121日后,在提交自取檔案證明前與學位辦公室電話聯系確認檔案整理狀態,獲得確認后再進行相關領取程序。

    領取檔案基本流程:

    1)      電話咨詢檔案是否整理完成;

    2)      獲得確認后,將自取證明提交至學位辦公室,由工作人員確認證明的有效性;

    3)      工作人員持相關有效證明請主管領導簽字;

    4)      簽字確認后,由研究生本人領取證明中所述允許本人自取的相關檔案或證書;

    2、委托單位為北京科技大學軍官選培辦的研究生,檔案將統一移交至選培辦公室,無需核對地址。

    本學期檔案郵寄工作由學位辦公室負責,如有與檔案郵寄相關的問題,請咨詢學位辦公室:010-62332210。

    附件:《調出、調入證明》

         《同意自取研究生證書及檔案的證明》

                                                   研究生院

                                                20151231

     

     
     
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